THE OPERATING SYSTEM FOR LOCAL CAFES
포스·엑셀·카톡으로
흩어진 카페 운영
카페 스튜디오로 끝
매출, 원가, 근무, 손님 접수, 월간 결산까지.
사장님은 커피와 손님에게만 집중하세요
사장님, 오늘의 브리핑이에요.
근무 2명 · 클래스 예약 3건 · 새 리뷰 2건
[매장 이용 A-12] 주문 완료 (65949691)
(평일 뜨개 10% 적용)
TOSS PLACE WEBHOOK · 14:02
3층 온도 28.4℃ — 경보 기준을 넘어
바로 알려드려요.
사장님께는 어드민을, 손님에게는 홈페이지와 테이블 안내 페이지를
운영하는 화면과 보여지는 화면을 한 번에 만들어드립니다.
출발점
실제로 운영하는
카페 한 곳에서
필요할 때마다 만들었습니다.
카페 스튜디오는 기획서로 시작한 제품이 아닙니다. 포항의 한 카페를 직접 운영하며
매출·원가·근무·손님 접수가 따로 놀 때마다 하나씩 붙인 기능이 모여 제품이 됐습니다.
그래서 화면만 그럴듯한 기능이 없고, 매장에서 실제로 돌아가는 것만 남았습니다.
* 2026년 10월 기준 어드민 코드의 자동 회귀 테스트 수입니다. 도입 성과가 아니라 제품 사양입니다.
이런 곳을 위해 만들었습니다
동네 카페·로스터리·디저트 카페·클래스를 여는 공방 카페 — 필요한 기능만 켜서 씁니다
* 업종 예시로 구성한 가상의 이름입니다 — 실제 도입처가 아닙니다.
작동 방식
결제 한 건이 들어오면
매출·재고·원가·알림까지
카페 스튜디오가 이어서 처리합니다.
포스 매출 자동 적재
단말기에서 결제가 끝나는 순간 웹훅으로 어드민에 들어옵니다.
주문·결제·상품이 한 곳에 쌓이고, 완료된 주문은 휴대폰으로
상품·수량·할인·승인번호가 담긴 알림이 갑니다.
연동되는 포스 기종은 상담 때 확인해 드립니다. 포스 연동이 없는 매장도 홈페이지·안내 페이지·근무·리뷰 기능은 그대로 동작하고, 매출 기반 분석만 빠집니다.
레시피 원가 · 메뉴 마진
재료 단가와 레시피를 적어 두면 메뉴 한 잔의 원가가 계산됩니다.
포스 매출이 쌓이면 "많이 팔리는데 마진이 낮은 메뉴" 가
숫자로 드러나고, 재료 단가가 뛰면 마진 경고가 옵니다.
재료 재고를 켜 두면 판매할 때마다 레시피만큼 재료가 줄고, 임계값 아래로 내려가는 순간 한 번만 알립니다.
근무 스케줄 · 급여 · 주휴수당 점검
달력에 근무를 끌어다 놓으면 그게 곧 영업시간이 됩니다.
월 급여는 근무 기록에서 계산되고, 주 15시간에 가까운 근무자는
정산 전에 미리 보여 줍니다 — 알게 된 뒤엔 늦은 비용이니까요.
확정된 근무표는 구글 캘린더로 보내 근무자 폰에 뜨고, 월말에는 근무자에게 전달할 근무내역 화면을 만들어 줍니다.
월간 보고서 · 주간 성적표
매월 1일, 지난달 결산이 도착합니다. 매출·손익·메뉴 마진·요일과 시간대 추이,
그리고 "이달의 발견" — 비 오는 날 잘 팔린 조합, 해외 카드 비중,
인력이 비던 시간대처럼 기준을 넘는 사실만 골라 보여 줍니다.
등급과 액션플랜은 실제 집계값에서 규칙으로 만들고, AI 는 총평 문장만 씁니다. AI 가 멈춰도 보고서는 나갑니다.
손님 서비스
테이블의 QR 하나가
손님 응대의 절반을 받습니다.
와이파이 비밀번호, 추가 주문, "에어컨 좀 내려주세요", 리뷰 남기기 — 손님이 직원을 부르던 일을 테이블 QR 안내 페이지가 받고, 어드민 접수함과 매장 알림으로 근무자에게 전달합니다.
테이블 QR 안내 페이지
한·영·일·중테이블마다 붙인 QR 을 찍으면 그 층의 와이파이, 주문서(대면 결제), 요청 버튼, 리뷰 이동, 혜택·제휴 안내가 뜹니다. 앱 설치 없이 손님 폰 언어로 자동 전환되고, 근무자가 있는 시간에만 접수를 받습니다.
접수함 · 매장 알림
모바일 알림 + 매장 기기손님의 주문·요청은 어드민 「접수함」에 쌓이고 휴대폰 알림으로도 갑니다. 매장 아이맥에 리모컨 화면을 띄우면 근무자가 거기서 확인·완료 처리하고, 태블릿을 연결하면 종류별 알림음이 울립니다.
매장 기기 연결이 끊기면 손님 화면의 접수 영역을 내립니다 — 못 들은 주문을 받지 않기 위해
* 매장 리모컨·태블릿 알림음·사진 인쇄·매장 음악은 해당 기기가 있는 매장에서 개통하는 기능입니다. 기기 없이도 접수함과 모바일 알림은 그대로 동작합니다.
손님 화면에는 연락처를 묻는 칸이 없고, 주문서는 가격·이름을 그 시점 그대로 저장합니다. 접속 기록은 일 단위 해시라 재방문을 추적하지 않으며 180일 뒤 자동 파기됩니다.
매출 관리
커피만큼,
숫자도 꼼꼼하게.
포스 앱은 매출 합계까지 보여 줍니다. 카페 스튜디오는 그 위에 지출·수입·원가·인건비를 얹어 "만원 팔면 얼마가 남는지" 를 한 줄로 답합니다.
수입·지출 장부와 손익계산서
포스 매출 자동포스 매출은 자동으로 들어오고, 월세·공과금·구독비 같은 정기 지출은 한 번 등록하면 달마다 금액만 적습니다. 영수증 사진을 올리면 날짜·금액·상호를 읽어 일회성 지출로 넣어 주고, 급여와 매장 자산 구매는 그 화면에서 자동으로 읽어 옵니다.
- 금액을 적는 행위가 곧 확정 — 예정·완료 상태를 따로 관리하지 않아도 됩니다
- 0 하나를 더 눌러도 한글 금액 표시·자릿수 급변 경고가 저장 전에 잡아 줍니다
- 빠진 비용(레시피 없는 메뉴·예상액·세금 방식)은 보고서가 항상 각주로 밝힙니다
만원 팔면 2,140원 남았어요
레시피 커버리지 78% · 예상액 포함 2건 — 각주 참조
리뷰 관리
네이버·카카오맵·구글·당근 리뷰를 자동으로 모아 한 화면에서 보고, AI 답글 초안을 받아 붙여 넣습니다. 리뷰 보답 상품이 포스에 찍히는 순간 수집을 당겨 돌립니다 — 그때가 리뷰가 올라온 순간이니까요.
"테이블 QR 로 와이파이랑 주문까지 되니까 직원 부를 일이 없었어요"
● AI 초안으로 답글 완료"뜨개 클래스 듣고 라떼 마시기 좋아요. 2층이 조용해요"
○ 답글 대기 · 1일 경과새 리뷰 알림 · 플랫폼별 추이 · 리뷰 QR 도안 인쇄
재료 재고 · 소진 경고 · 발주
판매가 찍힐 때마다 레시피만큼 재료가 줄어듭니다. 임계값 아래로 내려가면 알림과 함께 「○○ 구입하기」 할 일이 자동으로 올라오고, 실제 판매량 기준 소진량으로 발주 시점을 잡습니다.
임계 전이 1회 알림 · 할 일 자동 등록 · 입고 기록 · 구매처 가격 비교(프로)
센서 · 날씨
SmartThings · 기상청시중 IoT 온습도·모션 센서를 매장에 두면 층마다 다른 경보 기준으로 지켜봅니다. 영업 종료 후 움직임도 알려 주고, 기상청 실황을 매시 수집해 날씨와 매출의 관계를 보고서에 싣습니다.
● 영업 외 모션 0건 · 센서 배터리 84%
센서 기기는 별도 구입 · 날씨는 센서 없이도 수집 · 프로
기회 알림함 · AI 마케팅
우리 지역의 소상공인 지원 정책, 주변 행사, 폭염·한파 예보를 카페 관심사에 맞춰 골라 알립니다. 메뉴·소품 사진으로 SNS 게시물 초안 3안을 받고, 주간 성적표는 매주 월요일 아침에 도착합니다.
AI 호출 월 쿼터 · 스탠다드 10회 · 프로 300회 · 개인정보는 프롬프트에 넣지 않음
운영 자동화
사장님이 퇴근한 뒤에도,
어드민은 일하고 있습니다.
리뷰 수집, 재고 차감, 아침 브리핑, 개인정보 파기 같은 반복 업무를 카페 스튜디오가 정해진 시각에 처리하고 모든 실행 기록을 남깁니다. 아래는 실제 스케줄러에 등록된 하루치 작업입니다.
연결 · 수집
포스 웹훅, 리뷰 플랫폼, 센서, 기상청 실황이 각자의 주기로 들어옵니다. 사람이 로그인해서 긁어올 일이 없습니다.
자동 처리
재고 차감, 임계 알림, 할 일 등록, 캘린더 동기화를 규칙대로 실행합니다. 사장님이 손댈 일은 예외 상황뿐입니다.
보고 · 기록
아침 브리핑, 마감 매출 요약, 주간 성적표, 월간 보고서가 모바일 알림·이메일로 갑니다. 실행 기록은 운영 로그에 남습니다.
보관기간 지난 예약자 이름·연락처 익명화 · 접속 로그 180일분 정리
privacy_purge · 매일
오늘 근무 2명 · 클래스 예약 3건 · 새 리뷰 2건 → 모바일·이메일
briefing · growth_match · 받는 시각은 알림 관리에서
[매장 이용 A-12] 적재 · 우유 −0.6L · 완료 알림 발송
pos order.completed · 주문당 1회 멱등
완료 주문 47건 · 합계 ₩412,500 → 모바일 알림
sales_summary · 마감 시각 기준
바뀐 근무 3건 → 구글 캘린더 · 근무자 초대
gcal · 변경분만
카페 스튜디오가 하는 일
- 매출 적재 · 재고 차감 · 임계 알림
- 리뷰 수집 · 답글 초안 · 브리핑 발송
- 주간 성적표 · 월간 보고서 · 개인정보 파기
사장님만 할 수 있는 일
- 한 잔의 맛과 매장의 분위기
- 단골과의 관계, 동네와의 제휴
- 우리 카페만의 메뉴와 클래스
어드민은 반복 업무를 대신할 뿐입니다. 카페의 가치는 결국 사람에게서 나옵니다. 카페 스튜디오는 그 시간을 돌려드리기 위해 만들었습니다.
카페 홈페이지
손님이 검색해서 찾는 얼굴도
함께 만들어드립니다.
인스타그램만으로는 메뉴도, 영업시간도, 클래스 신청도 매번 설명해야 합니다. 어드민과 이어진 홈페이지를 함께 드려서, 어드민에서 고치면 홈페이지가 같이 바뀌게 합니다.
포항 · 뜨개하는 카페
한 잔의 커피와
한 코의 뜨개
클래스 신청하기
오늘 영업 · 근무 스케줄 기준
메뉴·가격·영업시간은 어드민 값이 그대로 — 따로 고칠 곳이 없습니다
- 메뉴·가격·영업시간이 항상 최신입니다 어드민에서 고치면 홈페이지가 같이 바뀝니다. 포스 상품의 노출 여부도 홈페이지 메뉴판에 그대로 반영됩니다.
- 클래스 예약이 어드민으로 바로 들어옵니다 원데이 클래스를 올리면 손님이 홈페이지에서 신청하고, 예약자 이름·연락처는 암호화해 저장하고 보관기간이 지나면 자동 파기합니다.
- 검색과 AI 가 읽는 페이지로 서빙됩니다 제목·설명·메뉴 구조화 데이터·sitemap 을 서버가 채워 보냅니다. 크롤러와 AI 는 자바스크립트를 돌리지 않으니까요.
- 굿즈·혜택 페이지가 따라옵니다 매장 전시 상품은 온라인 쇼핑몰 구매 링크와 함께 /goods 에, 혜택·제휴는 /perks 에 — 안내 페이지 토글 하나로 켜고 끕니다.
디자인은 32가지 템플릿 중에서 고릅니다
전 템플릿이 60:30:10 색 규칙과 실사 사진만 쓰는 원칙을 따릅니다. 로고·사진을 우리 매장 것으로 바꾸면 우리 카페 홈페이지가 됩니다. 커스텀 도메인 연결은 준비 중입니다.
월간 보고서
지난달 우리 카페가
한 장에 보입니다.
매월 1일 아침, 모바일 알림과 이메일로 영수증 요약과 링크가 옵니다. 등급과 액션플랜은 집계값에서 규칙으로 만들어 근거가 늘 숫자입니다.
- 매출 · 손익 5단 · 메뉴 마진 · 요일/시간대 추이
- 이달의 발견 — 날씨·조합·해외 카드·인력 공백
- 주차 타임라인 · 이벤트 효과 · 근무자별 메뉴 경험
B+ · 안정적인 달
매출 −8% · 영업이익률 +3%p · 리뷰 +5건액션플랜 1 · 딸기라떼 가격 검토판매 2위 · 마진 47% · 원가 3,120원
이달의 발견 · 비 오는 날 라떼+스콘조합 12회 · 맑은 날 대비 2.4배
인력 공백 · 토 15~17시매출 상위 시간대 · 근무 1명
도입 절차
바꾸는 동안에도
카페는 계속 돌아갑니다.
설치할 프로그램도, 관리할 서버도 없습니다. 쓰던 포스와 엑셀은 그대로 두고 어드민을 옆에 열어 두는 것으로 시작합니다.
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01
운영 방식 상담
영업시간, 메뉴 수, 포스 종류, 근무자 수처럼 카페마다 다른 조건을 먼저 듣고 스탠다드·프로 중 맞는 쪽을 같이 정합니다.
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02
카페 개설
전용 어드민과 홈페이지 주소가 생기고, 사장님 구글 계정으로 로그인합니다. 데이터는 카페마다 분리돼 다른 카페와 섞이지 않습니다.
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03
데이터 연결
메뉴·재료·소품은 엑셀 양식으로 한 번에 올립니다. 포스 연동과 모바일·이메일 알림은 화면을 같이 보며 설정합니다.
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04
사이트 공개
공개 토글을 켜면 손님에게 보이고, 테이블 QR 도안을 인쇄해 붙이면 그날부터 접수와 데이터가 쌓입니다.
자주 묻는 질문
요금은 얼마인가요?
스탠다드·프로 두 가지 플랜이 있고 월 구독입니다. 요금은 확정 전이라 상담 때 안내드리며, 먼저 시작하는 런칭 파트너 카페에는 레퍼런스 조건을 적용합니다. 하위 플랜에서도 상위 기능 메뉴는 🔒 표시로 보여서 어떤 기능인지 확인하고 필요할 때 올릴 수 있습니다.
포스 연동이 안 되는 매장도 쓸 수 있나요?
네. 홈페이지·테이블 안내 페이지·접수함·근무 스케줄·급여·리뷰·수입·지출·할 일은 포스와 무관하게 동작합니다. 포스 연동이 없으면 매출 자동 적재와 그 위의 분석(메뉴 마진 실판매, 재고 자동 차감, 손익의 매출액)만 빠집니다. OKPOS 는 엑셀 가져오기로 상품을 옮길 수 있습니다.
태블릿·센서·프린터 같은 기기를 사야 하나요?
아닙니다. 기본 기능은 기기 없이 사장님 폰과 컴퓨터로 씁니다. 매장 태블릿 알림음, 아이맥 리모컨, 즉석 사진 인쇄, 매장 음악 제어, 온습도 센서는 그 기기가 있는 매장에서 따로 개통하는 선택 기능이고, 필요한 장비와 비용은 상담 때 미리 알려드립니다.
혼자 운영하는 카페인데도 필요할까요?
혼자일수록 손님이 직원을 부르는 일을 QR 안내 페이지가 받아 주는 효과가 큽니다. 고장 난 기계 옆 NFC 태그에 폰을 대면 대처 절차가 뜨는 대처 가이드도 1인 운영을 염두에 두고 만들었습니다. 근무 스케줄은 사장님 한 명이라도 넣어야 영업시간이 됩니다.
지금 쓰는 엑셀 메뉴표·재료 단가는 어떻게 되나요?
메뉴·재료·소품샵은 표준 엑셀 양식으로 내려받고 올릴 수 있습니다. 메뉴 양식에는 레시피 시트가 같이 있어 재료별 사용량까지 한 번에 들어갑니다.
손님과 근무자 정보는 안전하게 보관되나요?
카페마다 데이터 접근이 분리되어 다른 카페 데이터를 볼 수 없습니다. 예약자 이름·연락처는 암호화해 저장하고 보관기간이 지나면 새벽에 자동으로 익명화합니다. 손님 안내 페이지는 연락처를 받지 않고, 메뉴·근무·매출 데이터는 언제든 파일로 내려받을 수 있습니다.
다음 단계
우리 카페의 하루를
함께 바꿔드립니다.
카페명과 연락처만 남겨 주시면 영업일 기준 1~2일 안에 연락드려 우리 카페에 맞는 구성을 같이 정합니다. 신청은 계약이 아니라 상담 요청입니다.
- 런칭 파트너 카페 레퍼런스 조건
- 메뉴 업로드 · 포스 연동 · 알림 설정 동행
- 언제든 해지 · 데이터는 전부 내려받기
상담 후 도입하지 않으셔도 괜찮습니다.